Технологии личной эффективности: СДЕЛАТЬ ВСЕ!


16

В прошлом посте на тему личной эффективности я рассказывал про то, как события моей жизни фактически вынудили меня освоить целый ряд инструментов, помогающих упорядочить свои проекты и дела. Ключевым пунктом в этой теме явилось знакомство с системой Дэвида Аллена GTD, которую мне, как всегда, посоветовал Дмитрий Смакотин.

GTD расшифровывается как Getting things done, что можно перевести как СДЕЛАТЬ ВСЕ! Дэвид Аллен, проработав много лет бизнес консультантом, собрал все работающие – и, что еще более важно, - откинул неработающие принципы и технологии личной эффективности, планирования и управления делами и проектами. В результате получилась естественная и стройная система!

Естественно, что в задачу этой небольшой статьи не входит обучение системе GTD, поэтому я постараюсь поделиться своими выводами и радостями от ее освоения. И не только своими:) Но об этом чуть позже!

Начну с конца. Самый главный результат внедрения GTD – это внутреннее спокойствие и уверенность! Нельзя сказать, что я вообще перестал «париться», но это состояние стало посещать меня заметно реже и уходить заметно быстрее. А так как мне по жизни всегда было свойственно к себе придираться, то уменьшение придирок дало заметную прибавку к ресурсам времени и энергии.

Происходит это за счет того, что я в любой ситуацию имею легкий и прямой доступ к тому, что мне важно сейчас сделать. Причем, в зависимости от того, в каком контексте я сейчас нахожусь, - стою ли в очереди в банке, еду ли в метро, сижу ли за компьютером, или встречаюсь с определенным человеком, - система показывает мне ТОЛЬКО те действия, которые я могу выполнить именно в этом контексте. И НИЧЕГО ЛИШНЕГО!

Вот это «ничего лишнего», реализованное через методологию контекстов, является, на мой взгляд, главным вкладом Дэвида Аллена в мою жизнь:) Я не просто вижу то, что мне имеет смысл делать, я уверен в том, что то, чего я сейчас не вижу, мне сейчас делать и не имеет смысла! Конечно, некоторое время я все-таки парился и «перепроверял» систему. Но через какое-то время расслабился и делаю ровно то, что мне говорят инструменты GTD в моей почте, моем ноутбуке или моем телефоне. Пока проколов не было:)

Второй очень важной идеей была идея разделения сортировки дел и их исполнения. И здесь мне понадобился примерно месяц, чтобы привыкнуть разделять эти процессы, а не хвататься за первое же письмо из папки «входящие» или за первое же дело из списка дел. Второй по значимости успокаивающий и умиротворяющий фактор как раз и проявляется в тот момент, когда все письма и другие дела оказываются разложенными по соответствующим проектам, дням и контекстам.

Ну а третий значимый фактор системы GTD – это привычка сразу делать дела, занимающие меньше двух минут. Это единственное исключение из принципа сортировки, и исключение вполне оправданное, - так как иногда можно что-то сделать быстрее, чем это же дело сортировать.

Это был список моих радостей:) А сейчас я хочу поделиться небольшой заметкой, написанной человеком, который на моих глазах осваивал систему GTD, причем сделал это быстрее меня и во многом лучше меня! И не просто освоил, но и применил его к созданию очень интересного проекта, - интернет магазина этнических украшений www.jeweltravel.ru .

Итак, встречайте – Анна Косенкова!

Всем привет) Вдохновившись быстрыми результатами работы по методике Дэвида Аллена "Getting Things Done", я решила поделиться с вами своими открытиями и первыми результатами.

Как я поняла, идеи Аллена - это принципиально новый подход в сфере планирования, основанный на механизме естественного обработки и хранения информации человеческим мозгом. Выглядит этот механизм так :

  • Видение результата
  • Мозговой штурм
  • Организация идей
  • Концентрация на следующем действии

Очень естественный и ненасильственный метод, который позволяет двигать сразу несколько проектов с максимальной эффективностью и минимальной затратой ресурсов.

Основные принципы GTD:

1)Не хранить информацию в голове. ВСЕ, что требует от меня внимания и/или действия помещается в папку "Входящие". Здесь главное слово все, без исключения - идеи, бытовые дела, текущие дела по проектам, мечты, желания научиться-что-то делать, что-то прочитать, послушать- увидеть, все-все! Если раньше на автомате я притоптывая говорила про себя "вот бы не забыть-вот бы не забыть" и судорожно, не всегда успешно, искала листик с ручкой, то сейчас я на автомате складываю все в свою портативную папку "входящие" и не парюсь, что что-то забуду. Только потом уже разбираешь эту папку и решаешь, когда будешь делать то или иное дело, сегодня, завтра, когда-нибудь или вообще никогда и в топку его)

2) Дела, которые занимают меньше двух минут, выполнять незамедлительно. Здесь у меня тоже за короткий срок выработался автоматический механизм - к небольшому делу я приступаю без включения головы, без раздумий и откладываний, просто оп-сделал. Соблюдение этого правила значительно экономит время, у меня, например, теперь полный порядок с почтой и я не выделяю на работу с ней особого времени, просто захожу с телефона и на большинство из писем могу ответить за две минуты. А еще, похоже, что эта штука бонусом тренирует навык быстро принимать решения.

3) По каждому проекту нам достаточно спланировать некоторое количество действий по его реализации, но знать при этом важно только КОНКРЕТНОЕ СЛЕДУЮЩЕЕ ДЕЙСТВИЕ, все - остальное лишнее, загружающее голову и отнимающее время. Я себя постепенно отучаю думать в процессе. Пока получается немного косолапо, но дело продвигается. Я большой любитель подумать над проектом "а вообще", что неизбежно приводит к приступам самонедовольства и ощущению, что ничего не продвигается. Так первое время было и с моим новым проектом интернет магазина украшений из путешествий www.jeweltravel.ru. Дел было такое количество, и все они мне казались такими срочными, что масса времени уходила на то, чтобы определить, с чего же начать. Теперь, как только меня тянет посмотреть, сколько же миллиардов всяких действий надо совершить, чтобы достичь цели, я стараюсь плавно подвести себя к выполнению простых действий по этому проекту. Помогает!

4)Выбирать то, чем заниматься в данный момент, исходя из контекста:

Подход такой, что есть список дел, но нет фиксированного времени его выполнения в течение дня. Я быстро сканирую ситуацию и себя на предмет наличия времени, сил, необходимых инструментов и в зависимости от приоритетов приступаю к тому или иному делу. По первости сканирование занимало какое-то время, а теперь все происходит быстро и в автоматическом режиме) Если у меня есть всего пятнадцать минут, я даже и думать не буду о каких-то масштабных действиях, за это время я могу просмотреть почту, написать твит, позвонить кому-нибудь и т.д.

Вот вкратце про систему, рекомендую!

И снова с вами Сергей Всехсвятский:) А теперь – практические рекомендации:

1. Скачать и прочитать книгу Дэвида Аллена. Это можно сделать во многих местах, если в гугле набрать слово GTD

2. Установить себе на компьютер сервис doit.im – который специально заточен под работу с GTD. А если у вас айфон или телефон на андроиде – так вообще счастье, потому что у doit.im есть прекрасные модули для работы на телефоне, которые автоматически синхронизируются с компьютером.

3. А на электронную почту Gmail установить расширение ActiveInbox (www.activeinboxhq.com) Причем сразу же рекомендую платную версию – она дает максимум возможностей! Этот сервис также построен по принципам GTD и дает еще один замечательный результат: 80% процесса управления задачами начинает происходить прямо внутри вашей электронной почты!!! А еще на эту тему можно прочитать пост Дмитрия Смакотина, в котором показан скриншот его почтового ящика (и из этой картинки вы сможете очень много важного понять!) и раскрыты многочисленные секреты по работе с почтой!

Для тех, кто планирует принять участие в первых двух днях тренинга Танец Воплощения, который мы проводим вместе с Дмитрием 30-31 мая в Москве, эти пункты имеют рекомендательный характер.

А вот если вы хотите записаться на VIP день, то освоение этих инструментов является обязательным условием! В третий день мы будем делиться продвинутыми техниками работы с GTD на основе всех этих (и ряда других) сервисов.